3.1 structure et présentation des lettres officielles
éléments obligatoires d’une lettre administrative :
- en-tête : nom et adresse de l’expéditeur
- lieu et date : en haut à droite
- destinataire : nom et adresse du destinataire
- objet : résumé en quelques mots
- formule d’appel : Monsieur, Madame…
- corps de la lettre : développement du message
- formule de politesse : fin respectueuse
- signature : nom et fonction
modèle type de lettre administrative :
[En-tête]
[Nom et adresse expéditeur][Lieu], le [date]
[Nom et adresse destinataire]
Objet : [Description succincte]
Monsieur le Directeur,
J’ai l’honneur de solliciter de votre bienveillance…
[Développement]
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.
[Signature]
[Nom et fonction]
3.2 formules de politesse selon le contexte
formules d’appel :
destinataire | formule d’appel | contexte |
---|---|---|
supérieur hiérarchique | Monsieur le Directeur | très formel |
collègue | Cher collègue | professionnel amical |
administration | Messieurs | service non identifié |
client | Cher client | commercial personnalisé |
fournisseur | Messieurs | commercial standard |
formules de politesse finales :
vers un supérieur :
- “Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mes sentiments respectueux.”
- “Veuillez agréer, Madame la Directrice, l’assurance de ma considération distinguée.”
vers un égal :
- “Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.”
- “Recevez, Madame, mes cordiales salutations.”
vers un client :
- “Nous vous prions d’agréer, Madame, l’expression de nos sentiments dévoués.”
- “Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations les meilleures.”
3.3 vocabulaire administratif et commercial
expressions administratives courantes :
expression familière | expression administrative | contexte |
---|---|---|
demander | solliciter | demande officielle |
donner | communiquer | transmission d’information |
dire | faire savoir | notification |
envoyer | faire parvenir | envoi officiel |
répondre | donner suite | réponse officielle |
formules types pour différentes situations :
demande d’information :
- “J’ai l’honneur de solliciter de votre bienveillance les renseignements suivants…”
- “Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me faire savoir…”
- “Pourriez-vous avoir l’amabilité de me préciser…”
transmission d’information :
- “J’ai l’honneur de vous faire savoir que…”
- “Je vous informe que…”
- “Je porte à votre connaissance que…”
réclamation polie :
- “Je me permets d’attirer votre attention sur…”
- “Je vous signale respectueusement que…”
- “Je me vois dans l’obligation de vous faire remarquer que…”
3.4 rédaction de différents types de documents
compte rendu de réunion :
structure type :
- en-tête : titre, date, lieu, participants
- ordre du jour : points traités
- développement : synthèse des discussions
- décisions : résolutions prises
- actions : qui fait quoi, quand
rapport d’activité :
plan recommandé :
- résumé exécutif : synthèse en une page
- contexte : cadre et objectifs
- réalisations : activités menées
- résultats : chiffres et analyses
- difficultés : problèmes rencontrés
- perspectives : projets futurs
note de service :
caractéristiques :
- brièveté : message concis et direct
- clarté : une idée par paragraphe
- précision : dates, heures, lieux exacts
- ton : neutre et professionnel
3.5 communication numérique professionnelle
courrier électronique professionnel :
règles spécifiques :
- objet précis : résumé du contenu en quelques mots
- salutation : “Bonjour Madame Dupont” (moins formel qu’une lettre)
- corps : phrases courtes, paragraphes aérés
- signature : nom, fonction, coordonnées
exemples d’objets efficaces :
- ✅ “Réunion du 15 mars – Confirmation de votre présence”
- ✅ “Dossier Martin – Demande de complément d’information”
- ❌ “Urgent” (trop vague)
- ❌ “Question” (pas assez précis)
présentation PowerPoint professionnelle :
règles typographiques :
- titre : police sans-serif, taille 36-44
- sous-titres : taille 28-32
- texte : taille 24 minimum
- puces : maximum 6 par diapositive
- couleurs : contraste suffisant, cohérence
3.6 exercices de rédaction professionnelle
exercice 1 : lettre de réclamation
situation : Vous avez reçu une facture erronée. Rédigez une lettre de réclamation polie.
éléments à inclure :
- Référence de la facture
- Description précise de l’erreur
- Demande de rectification
- Ton respectueux mais ferme
exercice 2 : courriel professionnel
situation : Vous devez reporter une réunion. Rédigez un courriel aux participants.
contraintes :
- Objet précis
- Explication du report
- Proposition de nouvelles dates
- Excuses appropriées
exercice 3 : note de service
situation : Nouvelles consignes de sécurité à communiquer au personnel.
exigences :
- Message clair et direct
- Instructions précises
- Date d’application
- Personne à contacter pour questions